Wie soll sich denn das alles ausgehen? Schon wieder eine neue Aufgabe, aber nicht mehr Zeit. Immer mehr To-dos wollen in derselben Zeit erledigt werden. Um nicht noch mehr Überstunden zu machen, braucht es dann smarte Lösungen. Eine Möglichkeit ist die Zeitmanagementmethode namens „Pareto Prinzip“, die einen neuen Blick auf die Situation ermöglicht, Perfektionismus entgegenwirkt und damit entlastet.
Pareto-Prinzip einfach erklärt:
Die Kernaussage vom Pareto-Prinzip ist, dass 80% unseres Erfolgs von nur 20% Aufwand kommen.
Hingegen schaffen wir mit den restlichen 80% des Aufwands nur 20% des Erfolgs.
Also eigentlich ein grobes Missverhältnis, oder?
Nicht unbedingt. Ich sehe das Pareto-Prinzip als Chance, smarter statt härter/länger/verbissener zu arbeiten!
Wenn du wissen möchtest, wie du das Pareto-Prinzip für dich nutzen kannst, um deine Work-Life Balance zu verbessern, dann lies weiter:
Ausgewogenheit wäre das Ziel
Natürlich wäre es der Idealfall, dass sich Arbeit und verfügbare Zeit ausgewogen gegenüberstehen. Jo eh…
Das entspricht halt leider oft nicht der Realität. Nicht im Arbeitsleben, und meistens auch nicht im Privatleben. Der Unterschied ist, dass wir im Privatleben nicht so einen Termindruck haben, und dann auch mal ein Treffen verschieben können, wenn es sich nicht ausgeht.
Im Job werden Aufgaben und Fristen von Chef*in und Kund*innen vorgegeben, oft ohne Rücksprache, ob sich das überhaupt ausgehen kann.
Super frustrierend, besonders dann, wenn die ach so dringlichen Papiere dann eh nur in der Schreibtischschublade landen. Irgendwie hatte ich öfters mal das Gefühl, dass das mit Schriftstücken von Jurist*innen besonders oft passiert. Zuerst „muss“ immer alles sofort sein, und dann passiert eh nichts damit. Aber gut, das war jetzt ein kleiner Frust-Ausflug in mein vorheriges Leben. 😉
Und noch ein To-do
Weil eigentlich geht es ja in diesem Blogartikel darum, dass wir manchmal (oft?) Aufgaben bekommen, die wir noch irgendwie unterbringen müssen.
Das könnte sich vielleicht eh mit ein paar mehr Überstunden ausgehen.
Aber wenn das Überstundenkonto bereits besser gefüllt ist als das Sparkonto, und die Work Life Balance ohnehin schon im Argen liegt, dann ist das definitiv keine nachhaltige Lösung.
Sondern, wenn sich am Umfang der Aufgaben nichts ändern lässt, dann hilft nur noch, eine neue Perspektive auf die Aufgaben zu bekommen.
Stichwort: Zeitmanagement und Selbstorganisation innerhalb der verfügbaren Zeit.
Da gibt es nämlich bereits sehr viele gute Ideen, wie man nicht härter, sondern schlauer arbeitet und seine Zeit und Energie auf die richtigen Aufgaben verteilt.
Einen Überblick über die wichtigsten Methoden für Zeitmanagement und Selbstorganisation findest du im Blogartikel zu den 27 effizientesten Zeitmanagement-Methoden.
Nicht schon wieder “Zeitmanagement”…
Zeitmanagementmethoden werden oftmals ja ein bisschen schief beäugt, weil dahinter oft steckt, dass von Vorgesetzten noch und noch mehr aus den Beschäftigten an Leistung herausgequetscht wird. Das ist einerseits eine Sorge, die ich auch teile.
Und zugleich finde ich es aber immer spannend und wertvoll, die eigenen Prozesse und Tätigkeiten kritisch zu hinterfragen, und zu schauen, ob ich selbst nicht noch etwas ändern kann. Damit habe ich es nämlich selbst in der Hand, selbst etwas gegen meine Belastung und meinen Stress zu tun.
Aus dieser Perspektive finde ich das Pareto Prinzip sehr interessant, weil auch ganz viel Psychologie darin steckt. Aber dazu unten gleich mehr.
Zuerst: Was ist denn das Pareto Prinzip eigentlich?
Pareto Prinzip einfach erklärt
Das Pareto Prinzip wurde von – Überraschung – Herrn Pareto ursprünglich entwickelt. Vilfredo Pareto war ein Ökonom, der rund um 1900 in Italien lebte.
Ihm fiel auf, dass in Italien damals 80% des Bodens 20% der Menschen gehörten (gar nicht mal so schlecht, wenn man bedenkt, dass heute laut Informationen der Armutskonferenz die obersten 5% beinahe die Hälfte des gesamten Vermögens besitzen, die untersten 50% gemeinsam bloß 4%).
Es wird berichtet, dass der Ökonom weiters daraus ableitete, dass Banken nur 20% ihrer Tätigkeit für 80% ihrer Kundschaft aufwenden mussten.
Darum wird das Pareto Prinzip auch die „80/20 Regel“ oder „80 20 Prinzip“ genannt.
Also die Kernaussage vom Pareto-Prinzip ist, dass 80% unseres Erfolgs von nur 20% Aufwand kommen.
Hingegen bewirken wir mit den restlichen 80% des Aufwands nur 20% des Erfolgs.
Einfach nur mehr und länger arbeiten, ohne sich darüber Gedanken zu machen, wie sich das Pareto-Prinzip auswirkt, ist daher ziemlich Zeit- und Energieverschwendung.
Also wie kann man das Pareto-Prinzip für sich nutzen?
Smarter arbeiten mit dem Pareto Prinzip
Perfektionismus loslassen
Perfektionist*innen werden jetzt ein bisschen zusammenzucken. Und jaaa, ich selbst zucke auch immer ein bisschen. Denn im Kern bedeutet das Pareto Prinzip, dass man Perfektionismus ein Stück weit loslassen sollte.
Von „Es muss perfekt sein“ zu „Es ist perfekt, wenn es gut genug ist“.
Das 80/20 Prinzip ist eine harte Nuss für all jene, die immer 100% alles richtig machen wollen. Mein erster Impuls war auch Zweifel an der Aussage.
Es kann doch nicht sein, dass 80% gut genug sind?
Und natürlich ist diese Aussage stark reduziert. Immerhin geht es ja nicht nur um unseren Input, sondern um dessen Verhältnis zum Ergebnis. Und das macht das Pareto Prinzip wiederum sehr spannend.
Auch sind die 80% sind jetzt sicherlich keine absoluten Zahlen, die immer und überall gültig sind. Ich würde es auch eher als Daumen mal Pi Regel sehen. Als Hinweis, dass sich Aufwand und Ergebnis nicht 1:1 gegenüberstehen.
ABER
Wenn ich meine „20“ % kenne – also jene Tätigkeiten, oder Kund*innen identifiziert habe, die zu 80% meinen Erfolg ausmachen – dann beginne ich, smarter statt härter zu arbeiten.
Bitte nicht falsch verstehen, an hart arbeiten ist nichts verkehrt. Aber wenn es „eng“ wird, wenn es „zu viel“ wird, dann braucht es eine Änderung unseres Verhaltens.
Immer wieder das selbe zu machen, und ein anderes Ergebnis zu erwarten, das ist laut (bisschen strittig) Einstein die Definition von Wahnsinn. 🙃
Mit dem Pareto Prinzip priorisieren lernen
Im Ergebnis geht es darum, zu hinterfragen, welche Tätigkeiten und Aufgaben denn wirklich diejenigen sind, die uns im Berufsleben weiterbringen.
Was wir meistens machen ist, eine lange To do Liste führen, und dann nach Dringlichkeit die einzelnen Aufgaben erledigen.
Smart arbeiten heißt, zuerst die Liste zu priorisieren und zu schauen, welche Tätigkeiten den besten Erfolg versprechen.
Und das kann auch mal eine nicht dringliche, langweilige Standard-Aufgabe sein. Aber vielleicht ist genau dieses To do für die Chef*in super wichtig. Dann zahlt genau diese Aufgabe vielleicht auf dein „Beförderungs-Konto“ ein.
Das heißt, einerseits braucht es einen zusätzlichen Schritt – zusätzliche Zeit – um sich neu zu organisieren, nach dem 20:80 Prinzip. Aber mit Pareto arbeitet man dann dafür an den wirklich wichtigen Dingen. Also smarter statt härter.
Überblick verschaffen
Die Sammlung jener Aufgaben, die man sich im Hinblick auf die 80/20 Regel anschauen möchte, kann auf zwei Ebenen passieren:
- Allgemeine Aufgaben & Tätigkeitsbereiche: Hier schaut man sich an, welche Aufgaben man generell zu erledigen hat, und bleibt auf dieser abstrakten Ebene; das umfasst auch eine Sammlung all jener Tätigkeiten, die vielleicht nur einmal jährlich, oder quartalsweise anstehen.
- Aktuelle To-do Liste sortieren: sofern vorhanden, kann man hier von der aktuellen To-do Liste ausgehen, und schauen, welche Aufgaben es sind, die dem Pareto Prinzip entsprechend mit wenig Aufwand viel Ergebnis bringen; es macht zum Beispiel Sinn, sich so die Arbeitszeit der kommenden Woche einzuteilen.
Das Ergebnis abschätzen
Ein wichtiger Punkt ist glaube ich, dass man sich einmal Zeit nimmt, und kurz überlegt, welches Ergebnis die Erfüllung der einzelnen Aufgaben wirklich hat. Beziehungsweise wofür man manches wirklich macht.
Geht es zum Beispiel nur darum, dass der Quartalsbericht (rechtzeitig) erledigt wird, weil er eben gemacht werden muss?
Oder geht es eigentlich darum, dass es um das Ergebnis geht, dass der Chef, die Chefin zufrieden ist, und vielleicht sogar ein Lob ausspricht?
Oder ist es eine Tätigkeit, die in der Zielvereinbarung enthalten ist, und von der die Prämienzahlung abhängig ist?
Wie perfekt muss es wirklich sein?
Wenn ich zum Beispiel eine Präsentation für ein Gespräch mit einer potenziellen Neukundin vorbereite, werde ich viel Aufwand betreiben, dass diese Präsentation möglichst perfekt ist. Mit Fokus auf Formatierung und Rechtschreibung & Grammatik.
Mein Standard ist, dass keine Fehler enthalten sein sollten. Und dafür muss ich aber die Präsentation mindestens einen Tag vorher fertig haben.
Damit ich „noch einmal drüber schlafen kann“ – ich finde sonst meine eigenen Fehler nicht.
Und es wird einiges an Zeit drauf gehen, weil ich die Präsentation mehrfach kontrolliere.
Wenn es sich jedoch um eine Präsentation handelt, die ausschließlich Kolleg*innen zu Gesicht bekommen – na dann schaut die Sache anders aus.
Mmhmmm ja, ich werde natürlich die Präsentation auch auf Fehler hin kontrollieren. Aber wahrscheinlich ist mir die Formatierung nicht so enorm wichtig, und insgesamt werde ich viel schneller damit fertig sein.
Pareto ist eigentlich intuitiv
Ich glaube das Beispiel leuchtet ein, und wahrscheinlich machst du es ja bereits auch ähnlich?
Weil in manchen Bereichen unseres (Arbeits-) Lebens wenden wir das Prinzip ja auch intuitiv an.
Ich habe aber leider auch die Erfahrung gemacht, dass in der Hektik des Arbeitslebens oft keine Zeit bleibt, um mal kurz einen Schritt zurück zu gehen, und sich Zeit zu nehmen, um die Aufgaben zu sortieren.
Meistens wird uns bei allem signalisiert „wichtig und dringend“. Wir bekommen E-Mails, bei denen der oder die Verfasser*in gar nicht mehr auf eine Antwort wartet, sondern schon anruft „Haben Sie meine E-Mail gesehen?“. Hmpf. 🙄
27 may 2019