Die To-do Liste ist geschrieben, und ewig lange. Stellt sich die Frage: Was soll ich zuerst machen? Was kann ich weglassen? Je länger die Liste, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Ein Klassiker des Zeitmanagements, das Eisenhower-Prinzip, hilft dabei, die Liste der To-dos nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.
Geschichte des Eisenhower-Prinzips
Namensgeber des Eisenhower-Prinzips war der 34. amerikanische Präsident, Dwight David „Ike“ Eisenhower, der nach dem 2. Weltkrieg die Führungsrolle in den USA übernahm. Am 19. August 1954 hielt er in Illinois am Campus der Northwestern Universität vor einer Vereinigung von Kirchenvertretern eine Rede.
Und auf diese Rede wird verwiesen, wenn es um die Entstehungsgeschichte des Eisenhower-Prinzips geht. Denn Eisenhower sprach nicht nur über die Herausforderungen und Aufgaben in der Nachkriegsordnung. Er zitierte auch einen namentlich nicht genannten ehemaligen Rektor des Colleges mit folgenden Worten:
“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”Unbekannt
Frei übersetzt: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Und die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“
Eisenhower schließt sich diesem Zitat an, in der Ansicht, dass dies das Problem des modernen „Manns“ ist.
Das Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip ist daher so zu verstehen, dass die vorhandenen Aufgaben nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden. Daraus ergibt sich eine Vier-Felder-Tafel, die auch Eisenhower-Matrix, oder einfach auch nur Eisenhower-Methode genannt wird.
Bei meiner Recherche konnte ich übrigens sonst keinen Konnex von dieser Zeitmanagement-Methode zu Präsident Eisenhower finden. Auch nicht darauf, dass er tatsächlich „seine“ Matrix verwendet hätte.
Aber wie auch immer, Hauptsache wir haben einen klingenden Namen mit einer schönen Geschichte zu diesem Aufgabenmanagement-Tool. Ich bin jedenfalls froh, dass ich keinen Blogartikel über die „Vier-Felder-Tafel zur Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit“ schreiben muss. Der Titel wäre schon sehr sperrig 😉
Aber jetzt genug zur Geschichte, ich komme schon auf den Punkt:
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode des Zeitmanagements, nach der Aufgaben der To-do Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert werden.
Dann werden die so kategorisierten Aufgaben in eine 2 mal 2 Tabelle, eine Vier-Felder-Tafel, eingetragen, und man erhält die „Eisenhower-Matrix„.
Die vier Kategorien der Eisenhower-Methode lauten: sofort erledigen, planen, delegieren und streichen.
Im klassischen Zeitmanagement wird das Eisenhower-Prinzip verwendet, um Klarheit bei der Priorisierung von Aufgaben zu erlangen.
Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix
- Sofort erledigen: Aufgaben, die zuerst erledigt werden (wichtige und dringende „A-Aufgaben“)
- Planen: Aufgaben, die nicht unmittelbar erledigt, sondern vorerst nur geplant werden (wichtige, aber nicht dringende „B-Aufgaben“)
- Delegieren: Aufgaben, die delegiert und von jemand anders erledigt werden können (nicht wichtige, aber dringende „C-Aufgaben“)
- Streichen: Aufgaben, die gestrichen werden können (sind weder wichtig, noch dringend)
Feuerlöschen bei wichtigen und dringenden A-Aufgaben
A-Aufgaben sind Krisen und Problem, die wichtig und dringend sind. Es handelt sich meistens um Aufgaben, die unsere unmittelbare Aufmerksamkeit brauchen und auch bekommen.
Landet eine A-Aufgabe auf unserem Tisch, dann brennt meistens der Hut, und wir rücken aus zum „Feuerlöschen“.
Beispiele für A-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix:
Krisenmanagement Akute Probleme lösen Aufgaben mit nahender Deadline
- Aufgaben, die von Vorgesetzten als „wichtig und dringend“ bezeichnet werden
Man erkennt diese Aufgaben auch oft daran, dass sie Stress verursachen, und das Gefühl vermitteln, man hinkt immer hinterher.
Wenn die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben nicht kritisch hinterfragt wird, und zu viele Aufgaben als A-Aufgaben eingeordnet werden, dann fühlt sich das irgendwann nur noch gehetzt an.
Und obwohl man die Aufgaben ja als wichtig einordnet, kommt man gar nicht mehr dazu, sie in der Qualität zu bearbeiten, wie man das eigentlich gerne möchte. Dann ist irgendwann Feuer am Dach. Darum auch die Metapher mit dem Feuerlöschen 😉
B-Aufgaben kommen nach dem Eisenhower-Prinzip später dran
B-Aufgaben müssen oft hinter den A-Aufgaben zurückstecken, weil die A-Aufgaben mit ihrer Dringlichkeit meistens alles andere überschatten. Und hier gibt es einen spannenden Ansatz, der die sonst übliche Priorisierung von A-Aufgaben in Frage stellt. Aber dazu weiter unten gleich noch mehr.
Beispiele für B-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix:
Übergeordnete Planung (Strategie, Vision, Mission) Arbeit an den Beziehungen zu anderen Menschen (Mehr dazu, warum das besonders wichtig ist, im Blogartikel über soziale Beziehungen nach dem PERMA-Modell von Martin Seligman). Fristende droht noch nicht unmittelbar
- Prävention
Eigentlich nicht wichtig: die C-Aufgaben
C-Aufgaben kennen wir alle. Es sind die Zeitfressen, die nicht wichtig sind, aber mit großem Gedöns daher kommen.
Ich denke hier an Vorstands-Anfragen, die immer super dringlich sind, und im Endeffekt zwei Wochen in der Schublade abliegen, bevor die Papiere gelesen werden. Und ja, ich bin Optimistin und gehe davon aus, dass sie irgendwann gelesen wurden 😉
Wenn das eine Option ist, dann ist der beste Umgang mit den Zeiträubern aus der C-Gruppe, sie zu reduzieren oder auch zu delegieren. Unterm Strich geht es darum, diese möglichst loszuwerden.
Beispiele für C-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix:
Besprechungen, bei denen man weder einen aktiven noch sinnvollen passiven Part hat (und sei es nur als Berichterstatter*in) Dienstreisen, die auch mit einem (kurzen) Online-Meeting erledigt werden könnten Berichtswesen ohne strategischen Mehrwert
- Unterbrechungen durch andere (Anrufe, E-Mail-Notifikationen,…)
Nicht dringende und unwichtige Aufgaben – wohin damit?
D-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Also warum stehen sie überhaupt auf der Liste? Durchstreichen. Ab in die Rundablage damit.
Das ist natürlich jetzt ein bisschen hart formuliert. Schon klar, es ist nicht immer möglich, ungeliebte Aufgaben so loszuwerden.
Vor allen Dingen dann, wenn es sich um einen Auftrag von höherer Stelle handelt, above my paygrade. Da kommt man halt trotzdem nicht darum rum, diese Aufgabe zu erledigen. Aber immerhin besteht durch die Einordnung in den letzten Quadranten Klarheit darüber, dass die Aufgabe weder wichtig noch dringlich ist, also jedenfalls mal warten kann.
Beispiele für D-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix:
Eintragen von ein und demselben Datenpunkt in unterschiedliche Liste (fehlende Automatisierung oder Verknüpfung von Datenbanken) Beantworten von Fragen, deren Antwort gegoogelt hätte werden können
- E-Mails in CC, die man eigentlich gar nicht brauchen würde (ja, das ist jetzt keine Aufgabe an sich, aber wahrscheinlich wäre es trotzdem gut, klare Regeln für CC-Nachrichten festzulegen, um Zeitfresser zu eliminieren)
Immer wieder lese ich auch, dass Dinge wie im Internet surfen, durch Social Media scrollen oder auch das Pläuschchen mit Kolleg*innen in der Küche zu den D-Aufgaben gehören.
Und jaaa, wenn man super streng ist, und auf der Suche nach Zeitmanagement ist, das jede Sekunde des Tages mit Produktivität füllt – dann muss man wohl zugeben, dass diese Aktivitäten auf den ersten Blick wohl entbehrlich sind.
Aber ich denke, dass diese Perspektive ein bisschen übers Ziel hinausschießt. Für mich wäre das eine Überoptimierung, die wahrscheinlich langfristig nach hinten los geht. Meine Meinung:
Pausen sind wichtig, um die Leistungsfähigkeit langfristig zu erhalten. Entscheidend bei Pausen ist, dass diese eine Abwechslung zur leistungsbezogenen Tätigkeit sind. Also wenn der Job darin besteht, herumzugehen und zu stehen, mit Menschen zu sprechen – dann ist es eine gute Idee, mal zu sitzen, und sich eher passiv zu verhalten.
Schreibtischtäter*innen, die ohnehin den ganzen Tag vorm PC buckeln würde ich wohl eher nicht eine Pause am Handy empfehlen. Es kommt also ganz darauf an. Und warum zwischendrinnen für uns alle „Nichtstun“ ganz wichtig ist, gibt es im Blogartikel „Kannst du Nichtstun? nachzulesen.
Das Tratschen in der Küche gehört wohl zu einer der Sachen, die uns immer ein bisschen ein schlechtes Gewissen bereiten. Weil es oft von den Chefitäten nicht gerne gesehen wird, weil da ja Arbeitszeit drauf geht. Dem kann ich nur aus tiefster Überzeugung – beruhigend auf Studien zu Zufriedenheit und Motivation bei der Arbeit – widersprechen.
Die informellen Kontakte mit Kolleg*innen sind nicht nur wichtig, um soziale Kontakte zu stärken. Es führt auch in Unternehmen zu Informationsflüssen, die auf formellen Wegen vielleicht nicht zustande kommen würden. Und erhöht so den Zusammenhalt und die Leistungsfähigkeit der Organisation insgesamt. Mehr dazu im Blogartikel darüber, warum auch in stressigen Zeiten soziale Kontakte nicht zu kurz kommen sollten.
Darum bin ich der Meinung, dass man sich nicht streng an die Vorgaben halten muss, wie die Matrix „eigentlich“ funktioniert. Sondern, dass es am besten ist, sie nach den eigenen Bedürfnissen zu adaptieren.
Für die Anwendung des Eisenhower-Prinzips möchte ich noch 5 Tipps mitgeben:
may 2019