Mit Zeitmanagement-Methoden die wertvolle Zeit effizienter nutzen, und dadurch Stress reduzieren. Stellt sich nur die Frage, welche der vielen verschiedenen Methoden zu einem selbst passt?
Aktualisiert am 11/10/2023 von Bettina Kapfer
Warum Zeitmanagement?
Unter Zeitmanagement kann man all jene Methoden zusammenfassen, die dazu dienen, im beruflichen oder auch privaten Alltag die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv zu nutzen.
Es geht dabei nicht nur darum, möglichst produktiv zu sein (großer Output). Aus psychologischer Sicht ist es sogar fast noch wichtiger, dass wir gut darauf schauen, die „Produktionskapazität“ zu erhalten.
Also bei allem Einsatz, den wir im Beruf und in unserem Privatleben leisten auch psychisch und körperlich gesund zu bleiben.
Zeitmanagement strategisch einzusetzen hat viele Vorteile
Selbstverständlich sind Methoden und Strategien des Zeitmanagements auch spannend, um mehr Leistung, vielleicht auch in kürzerer Zeit zu erbringen.
Es ist mir aber dennoch ein Anliegen – ganz im Sinne meines Mottos der stressfreien Erfolgswege – dass Zeitmanagement für jeden und jede wichtig sind, um den oft hektischen Alltag stressfreier und mit mehr Struktur und Zielstrebigkeit zu gestalten.
Auf Persönlichkeit abstimmen
Wie so oft möchte ich auch dieses Mal etwas vorausschicken. Nämlich dass die tollste Methode, die bei vielen anderen Wunder vollbringt bei einem selbst nicht passen kann. Das ist völlig in Ordnung und auch normal.
Es zahlt sich aber aus, ein bisschen herumzuprobieren und „the hat that fits the head“ zu finden. Also gerne die Methoden nacheinander ausprobieren, und die Auswirkungen vergleichen.
Zeitmanagement und Selbstführung
In diesem Artikel soll es um Zeitmanagement-Techniken gehen. Du findest in Folge eine ausführliche (alphabetische) Auflistung verschiedener bewährter Zeitmanagementmethoden, aus der du das für dich Passende auswählen kannst.
Ich möchte aber die Gelegenheit kurz nutzen, um auch den Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstführung anzusprechen.
„Management ist, wenn man die Dinge richtig macht; Führung ist, wenn man die richtigen Dinge macht.“ (Peter Drucker & Warren Bennis)
Buchtipp: 7 Wege zur Effektivität
Stephen E. Corvey beschreibt im Buch „7 Wege zur Effektivität“* sehr anschaulich, was damit gemeint ist:
Stell dir vor, du bist mit einer Gruppe von Menschen unterwegs im Dschungel. Und ihr müsst euch den Weg selbst freischlagen.
Sicherlich bist du froh, wenn jemand dabei ist, der dir sagt, mit welchen Werkzeugen und auf welche Art du das am besten bewerkstelligen kannst.
Das wären die Manager*innen, die die Vorgehensweise bestimmen, und auch darauf achten, dass die Macheten regelmäßig geschärft werden.
Den Manager*innen hat die Gruppe es zu verdanken, wenn sie pro Stunde mehrere Meter Weg schafft.
Hier kannst du das Buch und das dazugehörige Workbook direkt bei Amazon* bestellen:
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Selbstführung mit Visionen und Zielen
Dagegen sind die Führer*innen diejenigen, die nicht am Boden bleiben, sondern auf die höchsten Bäume klettern, um dann der Macheten-Truppe unten zuzurufen, dass die gesamte Operation sich nach Süden bewegt, während aber das Ziel doch eigentlich im Norden liegt.
Ich fand dieses Beispiel sehr prägnant (und das Buch von Stephen E. Corvey hervorragend!).
Die Message, die ich mitgenommen habe, ist, dass es wichtig ist darüber nachzudenken, ob es wirklich „nur“ darum geht, produktiver und effizienter zu werden.
Oder ob es nicht an der Zeit ist, um innezuhalten, und zu schauen, ob es überhaupt in die richtige Richtung geht. Sonst hat man sich am Ende mit sehr viel Mühe und Aufwand durch den Dschungel geschlagen – und kommt am falschen Ende heraus.
Aber das ist eine andere Geschichte.
Jetzt folgt, wie versprochen, die (alphabetische) Liste mit 26 effektiven und erprobten Zeitmanagement-Methoden:
26 effektive Zeitmanagement-Methoden
10-10-10 Methode
Im Zeitmanagement geht es oft auch darum, sich ganz bewusst für eine Sache zu entscheiden.
Und jedes „Ja“ zu der einen ist zugleich auch immer ein „Nein“ zu allen anderen Sachen.
Darum habe ich auch oben in der Einleitung kurz vom Unterschied zwischen Selbstmanagement und Selbstführung geschrieben. Weil es oft auch wichtig ist, eine Ebene höher zu gehen, und sich zu fragen, wo das ganze eigentlich hinführt. Beziehungsweise hinführen soll.
Die 10-10-10 Methode nach Suzy Welsh ist zwar vielleicht keine klassische Zeitmanagementmethode, die 3 Fragen zur Perspektive helfen aber bei wichtigen Entscheidungen:
Frage 1: Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Minuten?
Frage 2: Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Monaten?
Frage 3: Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Jahren?
Mir gefällt daran, dass die drei Fragen Dinge in die Perspektive setzen. Und es hilft mir auch, wenn ich mal wieder zu ungeduldig bin, und Dinge nicht abwarten kann.
Ich stelle mir dann eine ähnliche Frage, nämlich: Wenn ich in 5 Jahren zurück blicke – wie wichtig wird es dann sein, ob ich XYZ heute oder erst einen Monat später erreicht habe?
Ganz oft ist die Antwort, dass ich in 5 Jahren wahrscheinlich gar nicht mehr wissen werde, in welchem Monat es dann tatsächlich so weit gewesen ist.
Auch bei dieser Methode daher mein Tipp: Sei kreativ und stelle dir die Fragen ein bisschen anders, um deine momentane Situation zu hinterfragen. Du musst dich definitiv nicht immer 1:1 an den vorgegebenen Wortlaut halten.
2-Minuten Regel
Die 2-Minuten-Regel wird im Bereich des Zeitmanagements dafür genutzt, um Aufschieberitis zu vermeiden. Sie wird dem Auto David Allen zugeschrieben, der mit dem Buch „Getting Things Done“ einen Bestseller gelandet hat.
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Ich kenne diese Regel lustigerweise gar nicht aus dem beruflichen Kontext, sondern mir ist sie zum ersten Mal im Zusammenhang mit Wohnung aufräumen untergekommen. Das ist nämlich auch ein Bereich, den ich sehr spannend finde, und wo ich immer noch nach Optimierungspotential suche 😊
Auf jeden Fall geht es darum bei der 2-Minuten Regel darum, dass man das „Kleinvieh“, das in Summe auch viel Mist macht, gar nicht erst auf die To-Do-Liste schreibt. Sondern, dass alles, was in (ungefähr – nicht sklavisch) 2 Minuten machbar ist, sofort erledigt wird.
Wenn das To-do schneller erledigt ist, als es dauern würde, diese Aufgabe zB nach der Alpen-Methode einzuplanen, dann einfach machen.
Die 2-Minuten Regel hat sich bei mir zB beim übervollen E-Mail-Posteingang nach dem Urlaub bewährt. Früher habe ich gleich nach dem Einschalten des PCs gestresst schnell schnell ALLE E-Mails kurz überfolgen, um mir einen zu Überblick verschaffen. Ist es schlimm, oder schlimmer?
Nur um dann später mit etwas mehr Ruhe NOCHMALS ALLE E-Mails anzuschauen, weil ich ja noch nichts beantwortet habe, meine To-Dos noch nicht erfasst und die Mails auch noch nicht in den richtigen Ablageordner gezogen habe.
Das habe ich dann geändert, und alle CC-E-Mails sofort im richtigen Ordner abgelegt, Zwei-Zeiler-Antworten sofort geschickt, und die To-Dos gleich erfasst.
Das dauert jetzt nicht so viel länger, bis ich mit den Mails durch bin (es sind ja nicht wirklich 2 Minuten pro E-Mail). Und ich muss nicht alle E-Mails zweimal durchschauen. Also insgesamt Zeit gespart.
Summa Summarum war ich schon ein großer Fan der 2-Minuten Regel, bevor ich überhaupt einen Namen dafür hatte. Umsomehr gefällt sie mir jetzt 😉
60:40 Prinzip
Das 60:40 Prinzip des Zeitmanagements besagt, dass bei der Planung von Aufgaben die theoretisch vorhandene Zeit nur zu 60 Prozent verplant werden sollte.
Die restlichen 40% sollten unverplant als Pufferzeit zur Verfügung stehen. Denn es gibt immer unerwartete Unterbrechungen, Anrufe, E-Mails oder spontane Aufgaben zwischendurch, die den Plan über den Haufen werden.
60:20:20 Prinzip
Das 60:20:20 Prinzip ist eine Variante des 60:40 Prinzips, mit einem interessanten Twist.
Gleichermaßen verplant man auch dieser Methode zufolge nur 60 % der verfügbaren Arbeitszeit für die konkreten To-Dos.
Die restlichen 40 Prozent werden zu gleichen Teilen auf einerseits Pufferzeit und andererseits Zeit für soziale Aktivitäten aufgeteilt.
Mir gefällt diese Herangehensweise sehr gut. Einerseits, weil soziale Aktivitäten bei mir meistens auch mit Pausezeiten verknüpft sind.
Und Pausen sind für Produktivität äußerst wichtig! Zugleich wird dabei berücksichtigt, dass wir alle soziale Wesen sind, und Kontakte zu anderen brauchen.
Im Berufsleben sind wir zudem auch meistens auf Unterstützung, Wissen und Hilfe von unseren Kolleg*innen angewiesen. Soziale Kontakte gezielt pflegen, und auch zum vernetzen (im positivsten, nicht manipulativen Sinn!) zu nutzen, kann ich nur unterstreichen.
ABC-Analyse (ABC-Methode)
Die ABC-Analyse, auch ABC-Methode genannt, kommt eigentlich aus der Betriebswirtschaft. Zur Analyse der Zugpferde im Unternehmen ist es wichtig, die Produkte, Kund*innen, Ziele und auch Aufgaben nach den Kriterien „Wichtigkeit“ und „Bedeutung“ für das Unternehmen einzuteilen.
Und genau darum geht es ja letztlich auch beim Zeitmanagement. Man will herausfinden, was die wirklich wichtigen Dinge sind, die einen weiter bringen. Und sich nicht mit den unwichtigen Sachen verzetteln, die man eventuell auch delegieren oder vielleicht sogar streichen hätte können.
Die ABC-Analyse nach General Electric Manager H. Ford Dickie erinnert durch die Einteilung „Wichtigkeit“ und „Bedeutung“ stark an die Eisenhower-Matrix.
Ganz klar ist die ABC-Methode auch vom Pareto-Prinzip inspiriert, demzufolge Aufwand und Erfolg sich nicht 1:1 gegenüberstehen. Sondern vielmehr sind nur 20% des Aufwands für sage und schreibe 80% des Erfolgs verantwortlich.
Ziel der ABC-Analyse im Zeitmanagement ist es daher, jene Aufgaben zu identifizieren, die für den größeren Teil unseres Erfolgs verantwortlich sind.
Soviel kann ich schon vorwegnehmen: Es sind dies die „Kategorie A-Aufgaben“.
5 märz 2019